Trazabilidad de costos y gastos para la deducibilidad en la declaración del Impuesto a la Renta
Categorias: - junio 12, 2026
Todos los contribuyentes, personas naturales y sociedades, al registrar sus costos y gastos en la contabilidad, generalmente reciben la factura del proveedor de bienes y/o servicios y la registran como inventario, que posteriormente se transformará en costo de ventas, o como gasto, clasificado en Producción, Administración y/o Ventas. Sin embargo, suelen olvidar la trazabilidad contable y tributaria que estas transacciones generan, la cual se detalla a continuación.
La trazabilidad de los costos y gastos se divide en dos grandes grupos, la formalidad y la esencia económica.
FORMALIDAD
Las adquisiciones a proveedores, tanto de personas naturales como de sociedades, deben cumplir con los siguientes requisitos contables y tributarios.
Factura: Factura del proveedor que cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, tanto en su preimpresión como en su llenado. Adicionalmente, debe considerarse que actualmente todos los comprobantes de venta deben ser electrónicos y transmitidos de forma inmediata al SRI.
Comprobantes de retención: Se debe efectuar la retención en la fuente del impuesto a la renta y del impuesto al valor agregado, de acuerdo con los porcentajes establecidos en la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de aplicación.
Pago: Debe existir evidencia de la forma de pago realizado al proveedor, sea mediante cheque, transferencia o compensación.
Registro contable: La transacción económica debe registrarse en la contabilidad del contribuyente, cumpliendo los principios contables de general aceptación, como el principio de partida doble, el registro en dólares de los Estados Unidos de América y su inclusión dentro del mismo ejercicio económico.
Archivo: Toda la información y documentación detallada anteriormente debe mantener una secuencia lógica en fechas, números de registro y respaldo documental, e incluir además la información y documentación correspondiente a la esencia económica.
ESENCIA ECONÓMICA
De igual manera, las adquisiciones registradas como costo o gasto en el estado de resultados, que integra la declaración de impuesto a la renta de personas naturales y sociedades, deben guardar razonabilidad y contar con documentación de respaldo de dichas transacciones económicas, tanto en la compra de bienes como de servicios.
Bienes: Además de la formalidad, la adquisición de bienes debe contar con ingreso a bodega y kárdex, o ingreso al auxiliar contable de activos fijos, código del activo fijo, fotografías de su instalación y/o uso, así como reportes de uso.
Servicios: La trazabilidad de un gasto por servicios es algo más compleja, ya que se debe demostrar la existencia de una transacción económica sobre algo intangible. Para ello es necesario contar con la siguiente documentación de respaldo.
- Contrato
- Informe de fiel cumplimiento del contrato
- Anexos del contrato, es decir, información y documentación de soporte que demuestre el cumplimiento del servicio detallado en el contrato
- Correos electrónicos, actas, fotografías, presentaciones, tickets de viaje, entradas a eventos, entre otros
De lo expuesto se desprende que, para contar con trazabilidad en la adquisición de costos y gastos, es necesario disponer de información y documentación que demuestre la esencia económica de dichas compras. Si bien los responsables contables y financieros gestionan la información básica, es importante contar con el apoyo de asesores técnicos especializados que actúen como un brazo extendido y, con su experiencia y capacidad, verifiquen y gestionen adecuadamente esta trazabilidad.
javier.guevara@ec.andersen.com
