¿Qué es la trazabilidad contable y fiscal?
Categorias: - septiembre 15, 2023
¿Qué es la trazabilidad en materia contable y fiscal?
El mundo de la contabilidad y los impuestos ha venido evolucionando de manera importante en los últimos años, contribuyendo a que los procesos de control sean cada vez más rigurosos. Ecuador no es una excepción y, producto de ello, la práctica contable tributaria amerita revisión constante, con un enfoque transversal que permita mayor visibilidad a la hora de evaluar la situación financiera y fiscal de una compañía.
En este contexto, la trazabilidad contable y fiscal adquiere una relevancia fundamental debido a su potencial para fortalecer la transparencia, mejorar la gestión financiera, fomentar la confianza tanto en el ámbito empresarial como en el gubernamental.
En este artículo, exploraremos algunos de los elementos clave que sustentan la trazabilidad contable y fiscal como son:
1. Documentación
La trazabilidad comienza con la documentación adecuada de todas las transacciones y actividades relevantes, para lo cual es necesario que la información sea organizada y archivada en base a una secuencialidad lógica – material, demostrada a través de los comprobantes de venta, retención y complementarios autorizados, documentos de pago, registros contables y demás elementos que demuestren la realidad económica de las operaciones, lo cual permitirá comprender cuándo ocurrieron y cómo se relacionan entre sí las transacciones.
2. Sistemas de información
Los sistemas de información y software adecuados son cruciales para gestionar y mantener la trazabilidad de manera efectiva. Los sistemas automatizados pueden facilitar el seguimiento y la gestión de grandes cantidades de información, a través de codificaciones eficientes, que permiten el acceso inmediato a información correlacionada en una sola plataforma. Esto simplifica la tarea de seguimiento y gestión de la información financiera y fiscal.
3. Registros detallados
Desde la perspectiva contable, la trazabilidad permite a las empresas ecuatorianas llevar un registro detallado de todas sus transacciones financieras desde su origen hasta su destino final. Esto no solo respalda la generación de informes financieros confiables y congruentes, sino también facilita la evaluación de la salud financiera, prevención de riesgos y la toma decisiones estratégicas basadas en datos concretos.
4. Conservación de la información
Conociendo lo anterior, es indispensable superar antiguas prácticas de archivo y manejo contable, como eran las de destruir documentación histórica luego de transcurrido determinado plazo.
Desde el punto de vista fiscal, la normativa sugiere conservar los documentos sustentos de la contabilidad durante siete años mínimo, según el Código Tributario; y si hay activos amortizables o depreciables, el plazo de conservación de los documentos se contará a partir del periodo fiscal en el que finalizó la vida útil o el tiempo de amortización del activo. No cumplir con estos requisitos puede resultar un problema durante una auditoría fiscal.
En la actualidad se ha visto las complejidades de demostrar este tipo de información histórica ante los eventuales controles de las autoridades Tributaria y Societaria, puesto que, de acuerdo con el punto de vista de cada funcionario, los requerimientos pueden incluso abarcar procesos de años anteriores a la dolarización en donde es probable que los respaldos informáticos no hayan tenido la rigurosidad que hoy por hoy se requiere de manera tan imperiosa.
5. Almacenamiento de la información
La documentación debe almacenarse de manera segura y accesible. Esto garantiza que las transacciones puedan ser verificadas por auditores o autoridades regulatorias en cualquier momento.
Conclusión
La trazabilidad en la contabilidad y tributación es un factor clave para promover la ética empresarial, la equidad fiscal y la confianza en el sistema. Al fomentar la transparencia, la rendición de cuentas, la voluntad de cumplir con las regulaciones financieras y el cumplimiento tributario, la trazabilidad contribuye al crecimiento sostenible de las empresas. Además, ayuda a evitar problemas durante auditorías fiscales y a tomar decisiones informadas en el ámbito financiero.
En un mundo empresarial cada vez más complejo, la trazabilidad se convierte en una herramienta esencial para el éxito y la integridad en los negocios. En Andersen contamos con amplia experiencia en la implementación de sistemas de trazabilidad efectivos en empresas de diversos sectores económicos. Contáctenos y nuestro equipo especializado podrá asesorarlo en este importante aspecto de la gestión financiera y fiscal en Ecuador.
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