La gestión de inventarios: el pilar fundamental en las empresas
Categorias: - noviembre 7, 2023
Los inventarios representan un activo crítico en el funcionamiento de cualquier empresa. Se refieren a los bienes adquiridos o producidos que están disponibles para la venta a un precio de mercado que permita la generación de beneficios para los accionistas. En este pequeño artículo, analizaremos la relevancia de una sólida gestión de inventarios y su impacto en la eficiencia y rentabilidad de las empresas.
Optimizando la eficiencia empresarial
La administración eficaz de los inventarios, también conocidos como existencias, es esencial tanto para empresas comerciales como industriales. Esto se debe a que una gestión eficaz de los inventarios puede reducir costos inherentes a la localización, el abastecimiento, la prevención de robos y las pérdidas por caducidad. Además, desde una perspectiva económica, ayuda a disminuir el costo de oportunidad, es decir, la posibilidad de que los recursos destinados a inventarios se pudieran haber invertido en otras alternativas que generen réditos.
Dos sistemas de control
El control de existencias se rige principalmente por dos sistemas de inventario: el periódico y el permanente. En el sistema periódico, se realiza un conteo físico de las existencias en intervalos regulares para determinar el stock final. Esto permite conocer cuántos productos se han vendido por diferencia, y a partir de ello, calcular el costo de esas ventas. Normalmente, una vez que se realiza este conteo también se efectuará el registro contable, que suele ser anual.
Por otro lado, el sistema de inventario permanente, respaldado por software informático, proporciona información en tiempo real sobre las existencias en la bodega. Registra cada movimiento de entrada y salida, permitiendo conocer en cualquier momento el costo de los productos vendidos y asociarlo directamente a cada venta. Esto facilita la toma de decisiones basadas en datos actualizados.
Precisa medición de costos
La medición de costos en inventarios es un aspecto crucial. Las normas contables establecen el método de costo estándar o costo minorista, los cuales deben aproximarse al costo real. Las desviaciones deben ajustarse una vez que se conozcan los costos reales del período. Estos costos reales pueden calcularse utilizando el método de primera entrada primera salida (PEPS) o el costo promedio ponderado.
La trazabilidad y el riesgo empresarial
Una correcta administración de los inventarios se basa en la capacidad de dar trazabilidad a las existencias en la bodega. Esto implica que tanto los ingresos como las salidas deben documentarse claramente. Las compras, ventas y devoluciones deben contar con comprobantes de venta autorizados como respaldo. Además, en la dinámica operativa, es posible que se generen faltantes o sobrantes de ciertos productos, lo que requiere un tratamiento adecuado para evitar riesgos contables, financieros y tributarios.
La clave del éxito empresarial
A lo largo de mi carrera profesional, he tenido la oportunidad de revisar numerosas observaciones relacionadas con inventarios. Los errores comunes, como un control inadecuado de cantidades, la aplicación incorrecta de métodos de valoración y registros contables sin sustento, resaltan la importancia de entender a fondo la gestión de inventarios. El reconocimiento preciso de los costos en este activo tiene un impacto directo en los resultados financieros de una empresa; en la transferencia del valor del inventario al costo.
En resumen, la gestión de inventarios es un pilar fundamental en la estrategia empresarial. Un enfoque adecuado no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también resguarda la salud financiera de la empresa y garantiza su cumplimiento normativo. Comprender y aplicar estos principios es esencial para el éxito a largo plazo.
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